Preparamos algumas dicas para criar uma melhor experiência na comunicação interna com os colaboradores da sua equipe.
Conscientize seus motoristas
Manter uma boa comunicação é uma via de mão dupla, esta atitude não deve partir apenas do gestor da frota, os motoristas também devem entender as vantagens em manter uma comunicação eficiente com seu supervisor.
É interessante conscientizar seus colaboradores através de palestras ou treinamentos internos, da importância que os mesmos possuem dentro de todo o processo de logística da sua empresa. Cada membro da equipe precisa se sentir parte fundamental do negócio.
Demonstre a sua equipe que uma comunicação clara facilitará o entendimento dos objetivos, bem como irá auxiliar na melhoria do serviço prestado ao cliente, e um cliente satisfeito traz muitos benefícios para a empresa como um todo.
Mantenha a objetividade
Manter a objetividade na comunicação com seus motoristas é imprescindível para se fazer entender. Entretanto, requer cuidados para que esta atitude não seja erroneamente confundida com aspereza.
O gestor deve comunicar-se de maneira clara, passando as informações necessárias para que o objetivo da equipe seja atendido, mantendo a coesão e coerência na conversa.
Além disso, evite floreios demasiados quando iniciar um comunicado importante, pois isto pode confundir o real objetivo da conversa.
Mas lembre-se também que, a comunicação é um diálogo, esteja preparado para ouvir os feedbacks do seu time e dar as tratativas necessárias.
Mantenha-se objetivo, mas disponível para responder com tranquilidade as dúvidas e questionamentos da sua equipe.
Realize reuniões periódicas
Reuniões periódicas são fundamentais para fazer um acompanhamento do seu time, além de manter os objetivos alinhados.
Estes encontros são ótimos para receber ou passar um feedback para seus motoristas, esclarecer dúvidas, repassar orientações, informar possíveis mudanças, ou até mesmo reconhecer as atitudes positivas de seus colaboradores.
Uma dica para não inviabilizar as atividades de sua empresa é, realizar estas reuniões em pequenos grupos ou até mesmo individualmente, pois assim não há a necessidade de parar todos os membros de sua equipe no mesmo momento, fazendo com que não haja uma quebra nas operações, mesmo que atualmente, as reuniões sejam remotas.
Viabilize dispositivos e canais de comunicação
Para manter uma comunicação eficiente, você como gestor deve viabilizar o acesso a dispositivos e canais que facilitem a comunicação dentro de sua frota.
Se possível, ofereça aos seus motoristas dispositivos eletrônicos de boa qualidade, bons smartphones por exemplo, para que vocês possam se comunicar de maneira eficiente, diminuindo os riscos de ruídos na comunicação que podem acontecer quando baterias acabam rápido demais, telefones desligam sozinhos, aparelhos não se conectam à internet, etc. Evite esse tipo de problema, fazendo com que os motoristas tenham bons equipamentos em mãos.
Além disto, criar canais de comunicação exclusivos como, grupos em aplicativos, grupos de e-mails, ou ainda, uma estação de rádio, por exemplo, são bem eficazes para uma boa comunicação.
Claro que nem toda a comunicação tem que estar associada com tecnologia, em tempos normais, murais dentro da empresa, circulares e folhetos também são excelentes.
Utilize sistemas de gestão como apoio
Sistemas de gestão vêm como auxiliares na hora de facilitar a comunicação, pois com o uso de softwares é possível ter acesso a informações automatizadas e em tempo real, o que dispensa a necessidade do retorno do motorista à empresa para receber um relatório de atividades realizadas, por exemplo.
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